エラーメール(リターンメール)の処理

メールを送信して相手方に届かずに戻ってくることがありますが、このメールをエラーメール(リターンメール)と言ったりリターンメールやバウンズメールといいます。

法人ドメインのメールアドレスなどで、その社員が退職した場合にアドレスが削除され、メールが届かなくなるといったことはよくあることです。
また、携帯電話のメールアドレスも結構変更する人が多いのか、届かなくなることは珍しくありません。

つまり、昨日まで届いていたメールアドレスに今日突然メールが届かなくなり、エラーメール(リターンメール)となって戻ってきてしまうということは、珍しいことではないのです。

主にエラーメール(リターンメール)となる原因としては、次のようなものがあります。

1.ユーザーが存在しない
2.ホストが存在しない
3.メールボックスが一杯

これ以外にも、携帯の場合などで着信拒否の設定がされているやプロバイダーの制限でエラーメール(リターンメール)となる場合もあります。

このような場合は、次のようなsubject(件名)のメールが送信者に戻ってきます。

Returned mail: see transcript for details
failure notice
Mail System Error - Returned Mail
Returned mail: User unknown
Returned mail: Can't create output
Returned mail: Cannot send message within 5 days
Undelivered Mail Returned to Sender
Returned Mail - Error During Delivery
Returned mail: unknown mailer error 134
Delivery Status Notification (Failure)
Returned mail: Service unavailable
Mail delivery failed: returning message to sender
Returned mail: Data format error
Returned mail
Delivery failure
Undeliverable Mail
Undeliverable message
Mail Delivery Failure
Delivery Status Notification
Returned mail: Unknown user
Returned mail: Local configuration error
Error Mail
Conversion failure : RecipientsInformation is not available.
Delivery Notification: Delivery has failed
Delivery Report
Returned mail: Bad usage
Returned mail: Can't create output: Error 0
Returned mail: Cannot send message for zero seconds
Mail could not be delivered
Non-Delivery Report
Error Mail Infomation
failure delivery
Spam: Undelivered Mail Returned to Sender
Returned Mail: Error During Delivery
Delivery Status Notification (Delay)
Returned mail: Over quota

上記はエラーメール(リターンメール)の一部でこれ以外にも多くのエラーメール(リターンメール)が存在します。

こうしたエラーメール(リターンメール)が少ないうちは、「何もしないでも問題になることはない」と考えがちですが、メールマガジンなどを送信する場合などで、全送信件数に対してエラーメール(リターンメール)の比率が高くなると、プロバイダー等からスパマー(スパムメール送信者)と判断され、メールの送信を制限されることもあるのです。

また、エラーメール(リターンメール)を放置してそのまま送り続けると、ある日突然メールが正常に送信されるようになる場合があります。
この場合、メールアドレスは同じでも、受信者は”別人”ということも十分考えられるので注意が必要です。

メールアドレスを変更した場合に、元のメールアドレスは永久に使われないのではなく、数ヶ月後には使えるメールアドレスとなるようですので、別人がそのアドレスを取得して使い始めるとメールが届くようになるのです。
以前の受信者にはメールを送信する許可を得ていたとしても、新しい受信者はそのことを知らないわけですから、その人にとってはスパムメールになってしまうのです。

また、大量にエラーメール(リターンメール)になるメールを送信することは、インターネットのネットワークに無駄なデータが流れることになりますので、ネットワークに負荷をかけることになり決して好ましいものではありません。

つまり、「メールの送信」と「エラーメール(リターンメール)の整理」はセットと考えるべきで、送りっぱなしは非常に無責任な行為だと考えるべきなのです。

スパマー(SPAMER)にならないために

エラーメール(リターンメール)をそのままに、メールを送信し続ければ、悪意はなくともスパマーと判断されることは先に説明したとおりです。

スパマーとならないためには、エラーメール(リターンメール)を放置せずにメールを送信しないようにする必要があります。

具体的には、エラーメール(リターンメール)を開いてどのアドレスに送ったものなのかを確認し、そのアドレスを送信リストから除外する作業を行うのです。

しかし、エラーメール(リターンメール)の種類によってアドレスがわかりにくかったり、添付ファイルを開いて確認しなくてはならない場合もあるなど、手作業でやろうとするとかなり手間のかかる作業です。
まして、そのアドレスをメール送信リストから除外しなくてはならないのですから、エラーメール(リターンメール)の件数が多いとかなりの時間を必要とします。

そのような場合に、BitSearch(ビットサーチ)というソフトウェアを利用すると簡単にエラーしたメールアドレスを抽出し、どのメールアドレスがエラーしたのかをメールアドレスリスト(データベース)にチェックすることができます。

BitSearchのページ
http://www.newsbit.co.jp/software/bs/index.html


尚、エラーした原因にもよりますが、たまたまそのときだけメールが届かなかったということも十分考えられますので、1回エラーしたらデータベースから削除するのではなく、2回〜4回程度送信して同様にエラーするならデータベースから削除するようにするなどのルールを決めておくと良いでしょう。


データベース連動メール一括送信ソフトウェア
BitMailPROデータベース連動メール一括送信ソフトウェア
BitplusPROデータベース自動入力ソフトウェア


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迷惑メール削除専用ソフトウェア
BitDelete
迷惑メール削除専用ソフトウェア
BitDelete リターンメールのアドレス抽出ソフトウェア BitSearch
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