複数の宛先に一斉送信
顧客や取引先など複数の宛先にまとめてメールを送信するような場合について説明します。
このような場合、Outlook Expressなどの通常のメーラーは、基本的には1通づつ送信することを前提に作られたソフトウェアですので、BCCなどで一気に送信することは可能ですが、次のような問題があります。
1. メールアドレスをメーラーのアドレス帳に登録しておく必要がある。
→ メインの顧客データベースと両方メンテナンスが必要となる。
2. 操作を誤ってCCで送信してしまうとメールアドレスの大量漏洩というリスクがある。
3. 一般的にメーラーのセキュリティは甘いのでアドレス帳に情報を保存することは個人情報保護の観点から好ましくない。
4. 件名や文面が全て同じになってしまう。
5. 宛先が顧客のメールアドレスではなくなってしまう。
6. メール送信のユーザーアカウントが限定されるので、送信する人ごとにアドレス帳を用意する必要がある。
→ 顧客情報が分散して管理されることになり、どの情報が最新なのかも分からなくなる。
→ それを避けるために共通アカウントなどを作成するとセキュリティ面で危険な状況となる。
ところで、通常企業の顧客情報は、SQL Server、Oracle、Accessなどのデータベースで管理されていることが多いと思いますが、個人情報保護が施行されたこともあり、セキュリティ面の強化は避けて通れません。
そこで、まず肝心なことは情報の一元管理であり、社員の各パソコンに個人情報のコピーが氾濫ししているような状況だけは避けなければなりません。
しかし、こうしたセキュリティ強化という状況の中でメールを顧客に一気に送信しようとした場合、ひとつの大きな問題にぶつかります。
それは、ほとんどのメール送信のソフトウェアが送信先のデータをCSV形式等でデータベースからエクスポートし、そのファイルをインポートしなければメールを送信できないということです。
つまり、顧客情報をいったんCSV形式などの別ファイルとして作成する必要があり、データベースのセキュリティが万全でも無防備なCSV形式のファイルを作成しなければならず、そのファイルがメールを送信する社員のパソコンに持ち出されるわけです。
送信後に必ず削除されるとも限りませんし、送信の度に複製が作られるわけですから個人情報の氾濫と漏洩の危険性は非常に高くなるわけです。
一方、顧客や取引先へのメール送信は、郵送などの他の方法に比べて優れた点が多く、企業としては活用しない手はありません。
つまり、個人情報の漏洩の危険性が低く一気にメールを送信できる方法があれば利用価値は高いことになります。
そこでお薦めなのが、BitMailPRO(ビットメールプロ)というメールの一斉配信専用ソフトウェアです。
このソフトの最大の特徴は、SQL Server、Oracle、Accessなどのデータベースに直接アクセスするため、データベースからCSV形式等で個人情報を複製する必要がないことです。
セキュリティ面で安心なだけでなく、データベースの更新、追加、削除のたびにエクスポートやインポートを行う手間もなくなり、業務効率も上がります。
さらに直接アクセスすることでデータベースで特定の条件で検索した結果だけにメールを送信することもなども可能になります。
簡単にBitMailPROを活用することのメリットをまとめると次のようになります。
1. 個人情報をソフトに移す必要がないのでセキュリティの面で安心である。
2. 特定の条件に該当する顧客だけにメールを送信することが簡単に実現できる。
3. 宛先は、顧客のアドレスとなりBCCのようないかにも一斉送信にはならない。
4. 件名や本文の任意の場所にデータベースの情報を挿入することができる。つまり、名前等を挿入することで個別に送信する場合の同じようなメールとすることができる。
5. HTML形式のメールも送信できるので、メールマガジン、広告宣伝などにも活用できる。
6. 予約送信機能を使えば指定した時間に送信を開始するため、営業時間外のメール送信なども可能となる。
つまり、BitMailPROを利用することで多くの問題が解決し、メールをビジネスツールとして有効に活用することができることになります。
上記以外にもBitMailPROの機能は多く、ここで全てを説明するのは困難ですが、下記のサイトから無料のお試し版をダウンロードしてお使いくだされば、その便利さをご理解いただけると思います。
http://www.newsbit.co.jp/software/bmp/index.html
