管理組合等からマンション住人への連絡システム
マンションの管理組合や理事会などから住人への通知・連絡は、掲示板に貼り出すか各戸のポストに書類を入れる方法が大半ですが、これに電子メールを利用（併用）しようというのが今回の提案です。
掲示板に貼り出された情報は、読む必要があることは分かっていてもわざわざ立ち止まって読む必要があり、今度読もうと思っているうちについつい読みそびれてしまうことも少なくありません。
ポストへ投函された書類についても新聞や大量のチラシに紛れ込んでしまう可能性があり、書類に気づかない可能性もありますし、後で読もうとしてそのまましばらく放置してしまうこともあるでしょう。
その点、住人のパソコンや携帯のメールアドレスに管理組合や理事会から直接メールを配信すれば、何よりタイムリーに情報を伝えることが出来るようになりますし、掲示板を立ち止まって読まない人でもメールなら読む可能性もあるのです。
電子メールを使っていない住人もいることは間違いないので掲示板やポストへの投函をやめてしまうわけにはいきませんが、ポストへの投函は予めメールを受信しない（できない）住人だけにすることもできますのでコストの削減にもなるのです。
また、管理組合や理事会から災害時などに緊急に何か連絡する必要が生じた場合なども、メール配信ができれば緊急連絡システムとして活用することもできるのです。
たとえば、マンションで平日の昼間に火災が発生した場合でも現状では各住人の勤務先や携帯への連絡体制がないわけですから、ほとんどの場合帰宅するまで自分のマンションの火災を知らない状態となります。
泥棒に入られるなど警察沙汰の事件で限られた住人に連絡をとりたいような場合もこのシステムは有効です。
メールを利用することで単に便利だとかコストの削減になるというだけでなく住人全体の管理への関心を高め多くの情報を共有することが可能となりますし、これまでなかった住人へのサービスを展開することも可能になるのです。
メールの例：
○○○○様
本日、午後2時30分当マンションで火災が発生しました。
火元は**階***号室と思われますが、現在も鎮火しておらず広範囲に延焼の恐れがあります。
そのため、火元付近の方は、至急ご帰宅いただくなど対応をお願いします。
2007年*月*日
現在時刻 午後2時40分
○○○○○マンション
管理事務所
TEL.03-○○○○-○○○○
○○○○様
台風○○号が接近しており、非常に強い風と大雨が予想されています。
立体駐車場の下段をご利用の方は、臨時駐車場に車を移動するなど大雨に備えてください。
また、ベランダや廊下部分に風に飛ばされ・・・・・・
よろしくお願いします。
2007年*月*日
○○○○○マンション
管理組合
TEL.03-○○○○-○○○○
- その他の使用例
- ごみの分別や収集に関するお願い
- 消火設備点検のお知らせ
- 駐輪場や駐車場の契約更新
- ガスメーター交換のお知らせ
- 共用部分建物点検
- エレベーター保守点検
- 配水管清掃のお知らせ
- 受変電設備点検
- 総会や理事会の開催通知等
- 理事会等の会議議事録の配布
- 住民への各種協力依頼・注意・警告など
- 特定の住人（駐車場契約者やペットを飼っている方など）への連絡
ここに上げた使用例以外にも様々な利用方法がありますが、なにより、このようなメールの送信は、BitMailPRO（ビットメールプロ）というソフトウェアを利用することで非常に簡単に低コストで実現することができるのです。
賃貸マンションの場合でも
管理会社から賃料の督促や、契約更新のお知らせなどにも使えます。
導入に特別なものは必要ありません
インターネットに接続されたパソコン（OSはWindowsに限る）でメールの送受信ができれば、BitMailPROをインストールするだけです。
BitMailPROは、ソフトウェアでダウンロード版18,900円・CD版21,000円（税込み）です。
ソフトウェアをご購入いただくだけですので、初期費用や毎月費用がかかるようなことはありません。
個人情報保護の面でも安心です
特に重要な個人情報保護という点においても外部の民間業者に住人の情報をゆだねる事がないため安心です。
データファイルであるAccessはパスワードを設定し安全性を高めることもできます。
操作が簡単
導入に際しての設定やメール送信は非常に簡単で、難しい操作はまったくありません。
【住人のメールアドレスを集める方法について】
メールを送信するためには、メールアドレスを収集する必要があります。
その方法としては、住人以外の人が登録することがないことと、自分の部屋以外の登録はできないことが条件となります。
- 具体的な手順としては、次のとおりです。
- 登録サイトのURL ←パソコン用
- 登録サイトのQRコード（二次元コード） ←携帯用
- 登録時に使用するキー（パスワード）
1. 管理組合から住人へ下記の情報を記載した用紙を各戸に配布する。
- 2. 住人が用紙に記載されたサイトにパソコンや携帯でアクセスし部屋番号と登録キー、メールアドレスを入力し送信する。
- 3. 送信されたメールをAccessのデータベースに情報（メールアドレス）を蓄積する。
これだけで、住人のメールアドレスを集めることができるのです。
尚、3のメールからAccessに情報を移す作業は手作業でもできますが、BitplusPRO（ビットプラスプロ）というソフトウェアを使うことで自動化することをお勧めします。
このソフト単体では、ダウンロード版18,900円・CD版21,000円（税込み）ですが、メール配信ソフトのBitMailPROと同時購入の場合、ダウンロード版35,700円・CD版39,900円（税込み）となります。
