メール誤送信を防ぐ
メール誤送信と言っても
下記のように様々です。
・添付するファイルを間違える。
・ファイルを添付し忘れる。
・メールアドレスを間違える。
・メールアドレスに誤りがある。
・ToやCcに
複数のアドレスを指定して送信する。
・メールの内容に誤りがある。
・メールの内容に問題がある。
・書きかけのメールを送信する。
・件名を間違える。
・件名なしで送信する。
・送信者（From）のアドレスを間違える
・アドレス帳の登録名が不適切。
メールは一度送信してしまったら、取り消したり出来ないことは誰でもわかっていると思いますが、メール誤送信なくなりません。
メールアドレスに問題がある場合など一部の誤送信については、フィルタリング等で回避できるものもありますが、送信者が注意する以外の根本的なメール誤送信を防止する手立てはありません。
例えば、機密情報を含むファイルを本来の宛先ではない別のアドレスに添付してしまったりすれば、取り返しの付かないことになりかねません。
また、同報メールの送信で操作を誤りToやCcに複数のアドレスを指定して送信し、大量のメールアドレスを公開してしまうと言った事故は跡を絶ちません。
メールに誤りがあるのをはじめからわかっていて送信する人はいません。
送信する時点では、誰でも確認しているはずです。
しかし、なぜか多くの場合、送信した直後に誤りに気がつきます。
つまり、メールを作成した直後は「思い込み」で、自分自身の誤りに気づく能力が低下しているわけですから、誤送信を防ぐ一つ目のポイントは、すぐに送信しないことです。
メールソフトの設定もメール作成後に直ちに送信するのではなく、送受信のボタンを手動でクリックしてから送信するようにします。
大切なメールは、少々面倒ですがしばらくたってから今一度確認し送信するという手順を踏むことでだいぶ誤送信を防ぐことができます。
次に、同報メールなどは、テストで自分自身と関係者の何名かに一度送信し、内容の確認など別の人の目でチェックしてから本番の送信を行うのです。
誤りだけでなく、文章表現や情報の過不足なども気づいて貰える場合があります。
三つ目のポイントは、添付ファイルは、zipフォーマット等でまとめてパスワードを設定することです。
少々面倒でもパスワードを掛けることで、万一誤送信しても被害を最小限に食い止められますし、パスワードをしばらくたってから送ればそれまでに誤りに気がつけば大事には至りません。
つまり、メール誤送信を防止する完璧な方法はないわけで、何度もチェックして送信するしかないのです。
また、意外と意識している人は少ないようですが、メールソフトのアドレス帳に登録している名前も重要です。
メールを送信した時に、あなたがアドレス帳に登録している名前が公開されている場合があるのです。
例えば、同姓の方をアドレス帳で区別するために、「高橋1」、「高橋2」というようにつけているとします。
その状態でメールを送信すると、受信した高橋さんのメールソフトでの宛先覧に、「高橋1」と表示されてしまうということです。
万一、名前に誤りがあると大変失礼になりますので、アドレス帳の登録名はきちんとチェックしておく必要があるのです。
